Algemene voorwaarden

1. TOEPASSING VAN DE ALGEMENE VOORWAARDEN – AFDWINGBAARHEID

2. ACCEPTATIE EN PLAATSING VAN BESTELLINGEN

De klant stelt de dienstverlener in staat de moeilijkheidsgraad van de te vertalen tekst te beoordelen. Het contract komt tot stand door de schriftelijke aanvaarding door de klant van onze offerte of, bij gebrek aan een offerte, door onze bevestiging van een schriftelijke bestelling door de klant.

Op verzoek van de klant kan de dienstverlener een offerte opmaken op basis van de te vertalen documenten of de door de klant verstrekte informatie.

In de offerte die de Dienstverlener per post, fax of e-mail aan de Klant stuurt, wordt onder andere het volgende vermeld:

• Het aantal pagina’s of woorden dat moet worden vertaald;

• De vertaaltaal;

• De methode voor het berekenen van de prijs van de vertaaldienst. Deze laatste worden gefactureerd hetzij op forfaitaire basis, hetzij volgens de bestede tijd, hetzij op basis van het tarief van de Dienstverlener dat van kracht is op de dag van de offerte, bijvoorbeeld per bronwoord (d.w.z. volgens het aantal woorden in de te vertalen tekst) of per doelwoord (d.w.z. volgens het aantal woorden in de vertaalde tekst) volgens het aantal woorden weergegeven door Microsoft Word (Tools, Statistieken), per regel, per pagina of per uur;

• De leveringstermijn voor de vertaaldienst;

• Het formaat van de te vertalen documenten in geval van een specifieke opmaakaanvraag voor het te leveren document;

• Elke prijsverhoging die wordt toegepast, bijvoorbeeld als gevolg van urgentie, specifiek terminologisch onderzoek of een ander verzoek buiten de gebruikelijke diensten van de Dienstverlener.

De klant kan de te vertalen teksten voorzien van referentiedocumenten en/of schema’s, tekeningen of plannen die als basis dienen voor het werk van de vertaler. Op dezelfde manier zal elk glossarium dat door de Klant wordt verstrekt, in aanmerking worden genomen en in de vertaling worden geïntegreerd.

Meer in het algemeen wordt elk document dat door de Dienstverlener naar de Klant wordt gestuurd en dat een beschrijving van het uit te voeren werk en de prijs voor de dienst bevat, beschouwd als een offerte.

Om de bestelling te bevestigen en definitief te maken, moet de Klant de offerte ongewijzigd en met een akkoordverklaring terugsturen naar de Dienstverlener. Als de offerte niet wordt geaccepteerd, behoudt de dienstverlener zich het recht voor om niet met de uitvoering van de dienst te beginnen.

Bij gebrek aan bevestiging van de bestelling op de hierboven beschreven wijze en binnen de op de offerte vermelde termijn, wordt de offerte als nietig beschouwd.

De Dienstverlener behoudt zich het recht voor om, nadat hij de Klant op de hoogte heeft gebracht, zijn prijzen voor de diensten te verhogen en/of de leveringsdatum die vermeld staat op de initiële orderbevestiging van de Klant niet te respecteren, met name in de volgende gevallen:

1. De wijziging van documenten of de toevoeging van aanvullende documenten door de Klant nadat de offerte is uitgebracht door de Dienstverlener, in welk geval de Dienstverlener zich het recht voorbehoudt om de prijs aan te passen in overeenstemming met het volume van de geregistreerde of gevraagde aanvullende tekst;

2. Het ontbreken van documenten bij het uitbrengen van de offerte. Als het citaat alleen gebaseerd moest zijn op mededeling van het geschatte aantal woorden en een uittreksel van de inhoud.

Als de Klant niet uitdrukkelijk akkoord gaat met deze nieuwe leverings- en/of factureringsvoorwaarden, behoudt de Dienstverlener zich het recht voor om niet met de uitvoering van de dienst te beginnen. Tenzij anders aangegeven in de offerte, zijn de kosten voor de uitvoering van de dienst (reizen, verzenden van exprespost, enz.) voor rekening van de klant.

Elke beslissing om korting te geven, te verminderen of glijdende tarieven toe te passen, gebaseerd op een percentage of een vast tarief (per pagina, per regel of per uur), is uitsluitend ter beoordeling van de Service Provider en geldt alleen voor de service in kwestie. Kortingen of rabatten die aan de Klant worden toegekend, leiden in geen geval tot een verworven recht op latere diensten.

De Klant kan ook een bestelling plaatsen door de Dienstverlener een Bestelbon of Aankoopaanvraag te sturen die is opgesteld door de bevoegde teams van de Klant, of door de Dienstverlener de betaling te sturen voor het geheel of een deel van de voorgestelde dienst. In deze laatste gevallen wordt de door de Klant geplaatste order alleen geacht te zijn aanvaard als de Dienstverlener een schriftelijke bevestiging geeft.

Indien de Dienstverlener de Klant niet vooraf een offerte heeft bezorgd, worden de vertaaldiensten gefactureerd overeenkomstig het gebruikelijke basistarief van de Dienstverlener.

3. PROOF

 Om het bestaan van deze aanvaarding van de offerte te bewijzen, stemt de Klant ermee in om faxen, e-mails, kopieën en digitale versies als gelijkwaardig aan het origineel en als perfect bewijs te beschouwen.

4. DEPOSITS

 Voor elke bestelling van meer dan 1.000 euro exclusief btw kan een aanbetaling worden gevraagd, waarvan het percentage in de offerte wordt vermeld. In dit geval beginnen de werkzaamheden pas na ontvangst van de aanbetaling.

5. ORDERANNULERING

 Als de Klant een bestelling annuleert die definitief is geworden, kan de Dienstverlener de Klant factureren voor 100% van het werk dat al is uitgevoerd op de datum van annulering, evenals voor 50% van het resterende bedrag van de oorspronkelijke bestelling.

6. LEVERINGSTERMIJN

 Onder voorbehoud van ontvangst door de Dienstverlener van alle documenten waarop de vertaaldienst betrekking heeft, is elke in de offerte vermelde leveringstermijn slechts van toepassing indien de Klant de bestelling bevestigt overeenkomstig de in artikel 2 hierboven bepaalde methode binnen 1 (één) werkdag na ontvangst van de offerte. Na deze periode kan de leveringsdatum worden aangepast aan de werkbelasting van de dienstverlener.

De Dienstverlener verbindt zich ertoe om de klant rechtstreeks te informeren als hij de vermelde termijn niet kan naleven.

Offertes die na 17.00 uur door de dienstverlener worden ontvangen, worden geacht de volgende dag te zijn ontvangen. Als de volgende dag geen werkdag is, wordt de eerstvolgende werkdag in aanmerking genomen.

Evenzo zal geen enkele vertraging die te wijten is aan de Klant (vertraging in de levering van bestanden, wachten op noodzakelijke informatie, ongeldig formaat, onleesbare tekst, enz.

De Dienstverlener kan niet aansprakelijk worden gesteld voor vertragingen in de levering die onder andere te wijten zijn aan technische problemen waarover hij geen controle heeft, aan vertragingen in de levering per fax, e-mail en postdiensten, of aan overmacht.

7. TARIEVEN

 De tarieven voor de diensten van de dienstverlener verschillen afhankelijk van de aard van de uitgevoerde dienst. Vertaaldiensten worden idealiter gefactureerd op basis van een eenheidstarief per bronwoord. Redigeren, proeflezen en opnieuw opmaken worden gefactureerd op uurbasis, na schatting van het aantal uren dat nodig is om het door de Klant gevraagde werk te voltooien.

Prijzen zijn netto en exclusief belastingen. Deze zullen op verzoek van de Klant door de Dienstverlener worden meegedeeld.

Deze basistarieven kunnen worden verhoogd afhankelijk van het formaat van de te verwerken documenten, de specifieke aard van de teksten en de urgentie van de deadline.

Elke beslissing om korting te geven of glijdende schaaltarieven toe te passen, hetzij op basis van een percentage of een vast geldbedrag, blijft uitsluitend ter beoordeling van de Aanbieder. De toepassing van een korting verplicht de Dienstverlener geenszins om deze korting ook toe te passen op volgende bestellingen van de Klant.

Tenzij anders verzocht door de Klant, wordt de vertaling van tekst in afbeeldingen, Flash-animaties, enz. buiten de afbeelding geleverd. De Dienstverlener kan echter wel herstel- of beeldbewerkingswerkzaamheden uitvoeren, op uitdrukkelijk verzoek van de Klant en in ruil voor een verhoging van zijn tarieven.

Elke offerte wordt bij voorkeur uitgebracht op basis van de te verwerken documenten die door de Klant worden verstrekt. De in de Offerte vermelde prijs is vast en definitief, behalve in de volgende gevallen: (1) wijziging van de inhoud of toevoeging van documenten door de Klant bij de bevestiging van de bestelling, (2) ontbreken van documenten bij het uitbrengen van de offerte, als de offerte alleen werd opgesteld op basis van het geschatte aantal woorden en een uittreksel van de inhoud. (3) onderschatting van het uit te voeren werk, vooral voor diensten die op uurbasis worden gefactureerd. In deze gevallen behoudt de Dienstverlener zich het recht voor om de prijs in zijn offerte aan te passen en een aangepaste offerte uit te brengen.

8. DE VERPLICHTINGEN VAN DE DIENSTVERLENER

De Dienstverlener dient alles in het werk te stellen om een vertaling te produceren die zo getrouw mogelijk is aan het origineel en in overeenstemming met de gevestigde beroepspraktijk. De Dienstverlener zal alles in het werk stellen om rekening te houden met de door de Klant verstrekte informatie (woordenlijsten, plannen, tekeningen, afkortingen, enz.) en deze in de vertaling te integreren.

De Dienstverlener garandeert de Klant dat zijn werk onderworpen is aan een constante kwaliteitscontrole. In het geval van uitbesteding verplicht de Dienstverlener zich om gekwalificeerde leveranciers in te schakelen en ervoor te zorgen dat zij over de vereiste vaardigheden en middelen beschikken om de diensten correct uit te voeren.

De Dienstverlener aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor enige inconsistentie of dubbelzinnigheid in de oorspronkelijke tekst, aangezien de Klant als enige verantwoordelijk is voor het controleren van de technische consistentie van de uiteindelijke tekst.

9. DE VERPLICHTINGEN VAN DE KLANT

De klant verbindt zich ertoe de dienstverlener alle te vertalen teksten ter beschikking te stellen, evenals alle technische informatie die nodig is voor het begrijpen van de tekst en, indien van toepassing, de vereiste specifieke terminologie. De Klant stemt er ook mee in om te reageren op vragen van de Dienstverlener met betrekking tot eventuele moeilijkheden in de brontaalinhoud en andere projectspecificaties. Als de Klant niet voldoet aan de verplichting om informatie te verstrekken aan de Dienstverlener, kan deze niet verantwoordelijk worden gehouden voor eventuele afwijkingen of vertraging in de levering.

10. KLACHTEN

De Klant heeft een periode van acht (8) werkdagen vanaf de ontvangst van de definitieve documenten om schriftelijk en gemotiveerd elk meningsverschil met betrekking tot de kwaliteit van de service mee te delen. Na deze periode wordt de service geacht naar behoren te zijn voltooid en wordt deze gefactureerd. Het indienen van een klacht zonder rechtvaardiging is geen reden om de volledige factuur niet te betalen.

De Klant verliest elk recht op reclame indien de Klant het geleverde heeft vervalst, gewijzigd of doen wijzigen.

In geen geval kan de dienstverlener moreel of materieel aansprakelijk worden gesteld voor claims op basis van stijlnuances of verschillende terminologische keuzes.

De ontdekking van enkele onnauwkeurigheden in een deel van de vertaling kan niet het volledige werk van de Dienstverlener in twijfel trekken. De Dienstverlener behoudt zich het recht voor om de nodige wijzigingen aan te brengen en/of de Klant een korting of een tegoedbon toe te kennen indien de klachten van de Klant gegrond blijken te zijn. De Dienstverlener aanvaardt geen verantwoordelijkheid in het geval dat in de vertaling niet het gebruikelijke jargon of de gebruikelijke terminologie van de Klant wordt gebruikt, als de Klant dit jargon of deze terminologie niet vooraf aan ons heeft verstrekt.

Bij een geschil over de kwaliteit van de dienstverlening is de aansprakelijkheid van de dienstverlener beperkt tot 25% van de waarde van de betreffende factuur. Onder geen enkele omstandigheid kan de Dienstverlener aansprakelijk worden gesteld jegens de Klant of enige andere persoon voor speciale, incidentele, indirecte of immateriële verliezen (met inbegrip van maar niet beperkt tot gederfde winst of besparingen, bedrijfsonderbreking, schade aan of vervanging van apparatuur en eigendommen, of herstel of vervanging van programma’s of gegevens) die voortvloeien uit claims op basis van de nauwkeurigheid, leesbaarheid, juistheid of consistentie van informatie verwerkt door de Dienstverlener, zelfs als de Dienstverlener op de hoogte is gesteld van de mogelijkheid van dergelijke claims of verliezen.

11. VERTROUWELIJKHEID

 De Dienstverlener verbindt zich ertoe de vertrouwelijkheid van de informatie die hem voor, tijdens of na de uitvoering van de dienst wordt meegedeeld, te respecteren. De originelen worden op verzoek aan de Klant geretourneerd.

De dienstverlener is gebonden aan het beroepsgeheim. Dit houdt de niet-openbaarmaking in van de inhoud van de brontekst en van de vertaling zelf en, indien de Klant hier uitdrukkelijk om verzoekt, de niet-openbaarmaking van de identiteit van de Klant. De vertaler maakt er een erezaak van om onder alle omstandigheden kwaliteitswerk af te leveren. Als de bestelling wordt uitgevoerd door een derde partij, leggen we deze derde partij geheimhouding op.

De dienstverlener kan niet aansprakelijk worden gesteld voor onderschepping of verduistering van informatie tijdens de overdracht van gegevens, bijvoorbeeld via internet. Bijgevolg is het de verantwoordelijkheid van de Klant om de Dienstverlener vóór of tijdens het plaatsen van de bestelling te informeren over de wijze van overdracht die de Klant wenst te gebruiken om de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie te garanderen.

12. VERWERKING VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS

In het kader van zijn activiteiten verwerkt de Dienstverlener persoonsgegevens van zijn prospects, klanten en partners in overeenstemming met de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) 2016/679 van 27 april 2016.

De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is de Managing Director van Stoquart SA.

De Dienstverlener verwerkt alleen persoonsgegevens die de Klant vrijwillig aan ons verstrekt, hetzij in het kader van een offerteaanvraag of een verzoek om informatie via het online aanvraagformulier of per e-mail. De Dienstverlener registreert de minimale hoeveelheid gegevens die nodig is en alleen om te kunnen reageren op het verzoek van de Klant. Het verstuurt de gegevens niet naar derden. Er worden geen nieuwsbrieven of mailings verstuurd. Deze persoonlijke gegevens worden bewaard voor de duur van de commerciële relatie + 10 jaar.

De gebouwen met de computers en servers waarop deze gegevens staan, zijn fysiek beschermd. Deze bescherming bestaat uit elektronisch en gecentraliseerd ingangsbeheer, een alarmsysteem, een koelsysteem en apparaten die bescherming bieden tegen stroomuitval en brand. Dankzij redundante back-ups kan de continuïteit van services altijd worden gegarandeerd, zonder onderbreking of verlies van gegevens.

Bepalingen met betrekking tot beroepsgeheim en privacy zijn opgenomen in de contracten, overeenkomsten, werkreglementen en andere documenten van de dienstverlener om het bewustzijn onder onze klanten, ons personeel en onze externe collega’s te vergroten.

In overeenstemming met de GDPR-vereisten informeert de Dienstverlener de Klant hierbij dat de Klant het recht heeft om te verzoeken om het recht op toegang, wissen, rectificatie, beperking en bezwaar en het recht op gegevensportabiliteit. Als de Klant besluit zich op een van deze rechten te beroepen, kan een e-mail worden gestuurd naar de verantwoordelijke voor de verwerking, de heer Dimitri Stoquart, op het adres dimitri@stoquart.com. De Klant heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Commission Vie Privée, de Belgische autoriteit voor gegevensbescherming.

13. CORRECTIES EN PROEFLEZEN

 Elke klacht over de kwaliteit van de diensten zal alleen in aanmerking worden genomen als deze uitdrukkelijk schriftelijk wordt ingediend, per aangetekende brief met ontvangstbevestiging (of per e-mail met automatische ontvangstbevestiging gericht aan de dienstverlener, uiterlijk binnen acht (8) werkdagen na levering van het werk.

Elke klacht moet vergezeld gaan van precieze correcties en expliciete opmerkingen over de aard van de betwiste passages of termen, ondersteund door relevante voorbeelden.

Na deze periode van acht dagen wordt elke vertaling geacht te zijn goedgekeurd en van rechtswege gefactureerd.

In geval van onenigheid over bepaalde punten van de dienst, behoudt de Dienstverlener zich het recht voor om deze in samenwerking met de Klant te corrigeren. Als de vertaling wordt gepubliceerd, ontvangt de Dienstverlener de proefdruk voor proeflezen.

In het geval van een gerechtvaardigde betwisting van de kwaliteit van een uitgevoerd werk, zal de Dienstverlener, naar eigen goeddunken, op eigen kosten en zo snel mogelijk een revisie van de tekst laten uitvoeren door een corrector van zijn keuze. De partijen komen overeen dat een geschil, zelfs als het gerechtvaardigd is, nooit zal leiden tot een geldelijke vergoeding die moet worden betaald door de Dienstverlener.

Als er correcties of proeflezingen nodig zijn als gevolg van voorkeurskeuzes van de Klant, kunnen deze extra in rekening worden gebracht op basis van het geldende uurtarief.

14. BETALINGSVOORWAARDEN

Tenzij anders vermeld in de offerte, zijn facturen netto, zonder aftrek, en betaalbaar binnen 30 dagen na de datum van uitgifte van de factuur.

Tenzij anders aangegeven, is het factuuradres het adres dat de Klant opgeeft bij het aanvragen van een offerte.

In geval van laattijdige betaling kunnen lopende bestellingen van rechtswege worden opgeschort tot volledige betaling en is de Klant zonder voorafgaande ingebrekestelling nalatigheidsintresten verschuldigd ten belope van anderhalf maal de geldende wettelijke intrestvoet, toegepast op het totaal van de factuur in kwestie. Dit tarief wordt toegepast op het totaal van de facturen inclusief alle belastingen.

De Dienstverlener heeft van rechtswege recht op deze boetes, zonder enige formaliteit of voorafgaande kennisgeving. De toepassing van deze boetes voor laattijdige betaling zal ertoe leiden dat alle door de Klant verschuldigde bedragen onmiddellijk opeisbaar worden, onverminderd enige andere actie die de Dienstverlener tegen de Klant zou kunnen ondernemen.

In het geval dat de Dienstverlener gerechtelijke stappen moet ondernemen om de betaling van zijn facturen te innen, draagt de Klant alle kosten van een dergelijke inning (deurwaarder, advocaat, enz.), naast een forfaitaire administratiekost van 200 EURO (tweehonderd euro) exclusief belastingen.

Totdat volledige betaling is ontvangen voor alle diensten, inclusief maar niet beperkt tot vertalen, redigeren en proeflezen, behoudt de Dienstverlener het eigendom van de reproductierechten op elk vertaald document of bestand, volledig of gedeeltelijk, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake intellectueel eigendom. In geval van niet-betaling is elk gebruik, weergave of reproductie van de genoemde vertaling, geheel of gedeeltelijk, direct of indirect door, namens of via de tussenpersoon van de Klant onwettig. De dienstverlener behoudt zich het recht voor om de nodige juridische stappen te ondernemen om zijn eigendomsrechten af te dwingen.

15. INTELLECTUEEL EIGENDOM

Alvorens een document ter vertaling aan de Dienstverlener voor te leggen, dient de Klant zich ervan te verzekeren dat hij daartoe gerechtigd is. De Klant moet daarom de auteur van het originele document zijn of vooraf schriftelijke toestemming voor vertaling hebben gekregen van de houder van het auteursrecht op het document.

Indien dit niet het geval is, kan de Dienstverlener op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld indien alle of een deel van de door de Klant verstrekte documenten inbreuk maken op de intellectuele eigendomsrechten of enig ander recht van een derde partij of op enige toepasselijke regelgeving. Mocht dit nodig zijn, dan is de Klant als enige aansprakelijk voor alle schade en financiële gevolgen die alleen het gevolg zijn van zijn nalatigheid.

Bovendien erkent de Klant dat de door de Dienstverlener verkregen vertaling een nieuw document vormt, waarvan het auteursrecht gezamenlijk berust bij de auteur van het oorspronkelijke document en de Dienstverlener. Bij diensten van literaire of artistieke aard en onverminderd zijn eigendomsrechten op zijn werk, behoudt de dienstverlener zich bijgevolg het recht voor om te eisen dat zijn naam wordt vermeld op elke kopie of publicatie van zijn werk.

16. MINNELIJKE SCHIKKING

De partijen verbinden zich ertoe om, in geval van een geschil van welke aard dan ook, te proberen het geschil op de volgende manier in der minne te schikken. Zodra de gebeurtenis die aanleiding geeft tot het geschil zich voordoet, legt de partij die als eerste actie onderneemt de zaak voor aan een bevoegde arbitrage-instantie. De partijen vertrouwen dit orgaan de taak toe om te proberen te bemiddelen volgens de methoden die het vaststelt om tot een schikking te komen. De partijen verbinden zich ertoe alles in het werk te stellen om ervoor te zorgen dat deze bemiddeling alle kans op slagen heeft. Zij verbinden zich ertoe alle noodzakelijke goede trouw te tonen. Zij verbinden zich er ook toe de zaak niet aan een rechter voor te leggen gedurende de vier maanden die volgen op de voorlegging aan de commissie en aanvaarden dat elke voorlegging in strijd met deze verplichting kan worden geïnterpreteerd als een reden voor niet-ontvankelijkheid of, bij gebrek daaraan, als een belemmering voor elke minnelijke schikking van het geschil en aanleiding zal geven tot de betaling van een bedrag van 1.500 euro aan de andere partij.

Bij uitdrukkelijke overeenkomst tussen de partijen worden deze Verkoopvoorwaarden en de daaruit voortvloeiende aankoop- en verkooptransacties beheerst door het Belgisch recht. Ze zijn opgesteld in het Frans. Als ze in een of meer talen worden vertaald, is in geval van een geschil alleen de Franse tekst bindend.

Geschillen van welke aard dan ook die ontstaan tussen de Dienstverlener en zijn Klant vallen onder de bevoegdheid van de Rechtbank van Koophandel van Bergen.

17. KLANTACCEPTATIE

Deze Algemene Verkoopsvoorwaarden worden aanvaard door de Klant, die verklaart en erkent er perfect kennis van te hebben genomen, en afstand doet van de mogelijkheid om zich te beroepen op enig ander document, met inbegrip van de aankoopvoorwaarden van de Klant, die altijd niet-bindend zullen zijn voor de Dienstverlener.

Verkoopvoorwaarden vanaf 27/03/2018